Isikuandmete töötlemine hariduse tugikeskuses

 

Lapsevanema nõusolek lapse isikuandmete töötlemiseks (.docx, arvutis täitmiseks)

Lapsevanema nõusolek lapse isikuandmete töötlemiseks (.pdf, prinditav)

 

KUUSALU HARIDUSE TUGIKESKUS

ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE TINGIMUSED

 

1. Üldsätted

Vastutava töötleja nimi:  Kuusalu Hariduse Tugikeskus
Aadress: Kuusalu tee 33, Kuusalu vald
Tel: 56461772
E-post: hariduse.tugikeskus@kuusalu.ee

1.1. Vastutav töötleja isikuandmete kaitset reguleerivate õigusaktide tähenduses on Kuusalu Hariduse Tugikeskus (edaspidi keskus).

1.2. Keskus juhindub isikuandmete töötlemisel valdkonda reguleerivatest õigusnormidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

1.3. Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust. Isikuandmete töötlemiseks on iga isikuandmetega tehtav toiming nagu kogumine, kasutamine, edastamine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, avalikustamine, kustutamine, andmetele juurdepääsu võimaldamine, päringute ja väljavõtete tegemine. Andmesubjektiks on füüsiline isik, kelle isikuandmeid töödeldakse.

1.4. Keskus töötleb isikuandmeid ainult siis, kui selleks on õiguslik alus. Keskus töötleb andmeid üldjuhul õigusaktidest tuleneva avaliku ülesande täitmiseks, juriidilise kohustuse täitmiseks, eluliste huvide kaitseks või andmesubjektiga sõlmitud lepingu täitmiseks. Kui isikuandmeid ei töödelda eelnimetatud alustel, küsib keskus andmesubjektilt nõusoleku isikuandmete töötlemiseks. Keskus teavitab andmesubjekti isikuandmete töötlemise tingimustest.

1.5. Keskus töötleb isikuandmeid järgmistel eesmärkidel: hariduse andmiseks; personali töölevõtmise korraldamiseks; personaliarvestuse pidamiseks; lapsevanematega suhtlemise korraldamiseks; keskuse tegevustest ja üritustest teavitamiseks. Kui keskus on nõuetekohase hindamise tulemusel leidnud, et isikuandmete töötlemise jätkamine mingil muul eesmärgil, kui see eesmärk, mille saavutamiseks neid esmalt koguti, on põhjendatud, edastab ta andmesubjektile teabe isikuandmete töötlemise eesmärgi kohta.

1.6. Keskus ei jaga isikuandmeid kolmandate isikutega, välja arvatud juhul, kui seda nõuavad õigusaktid, kui see on vajalik lapse eluliste huvide kaitseks või on selleks olemas nõusolek. Keskus võib isikuandmete töötlemiseks kasutada lepingupartnerit, kes töötleb isikuandmeid lepingus kokkulepitud tingimustel ja ulatuses (volitatud töötleja).  

 

2. Peamised keskuse poolt töödeldavad isikuandmed

2.1 Lapsevanema isikuandmed

2.1.1. Lapsevanema isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on keskuse avalikes huvides oleva ülesande täitmine (hariduse andmine) ning lapsevanema nõusolek. 

2.1.2. Keskus töötleb alljärgnevaid lapsevanema isikuandmeid:

2.1.2.1. mõlema lapsevanema ees- ja perekonnanimi; isikukood, isikut tõendav dokument ning kontaktandmed (e-post, telefon, mõlema vanema registrijärgne ning tegelik elukoht, kui need ei ole samad). Juhul, kui laps elab ühe vanema juures, siis lapse tegelik elukoht.

2.1.3. Andmete töötlemine on vajalik isiku tuvastamiseks ja operatiivse teabevahetuse korraldamiseks keskuse ja kodu vahel.

 

2.2. Lapse isikuandmed

2.2.1.  Lapse isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on keskuse poolt avaliku ülesande täitmine (haridusteenuse pakkumine); juriidiline kohustus; lapsevanema nõusolek või õigustatud huvi väljaspool õigusaktides sätestatud keskuse ülesandeid. 

2.2.2. Keskus töötleb õppeinfosüsteemi ja muid õppetööd toetavaid andmebaase kasutades alljärgnevaid lapse isikuandmeid:

2.2.2.1. ees- ja perekonnanimi; sünnikoht; isikukood; kodune keel. Andmete töötlemine on vajalik lapse isiku tuvastamiseks; teenuse korraldamiseks; operatiivseks teabevahetuseks keskuse ja kodu vahel ning dokumentide väljastamiseks. 

2.2.2.2. eriliigilised isikuandmed (nagu terviseandmed), mis on vajalikud lapse elu, tervise ja heaolu kaitseks ning turvalise kasvukeskkonna loomiseks (näiteks hariduslikud ja arengulised erivajadused). Andmete töötlemise õiguslikuks aluseks on lapse eluliste huvide kaitse. Keskus võib edastada neid andmeid isikutele, kes aitavad nimetatud eesmärke saavutada. 

 

2.3. Kirjavahetus

2.3.1. Keskus registreerib oma dokumendiregistris kõik keskuse tegevuse käigus koostatud ja saadud dokumendid, mis võivad sisaldada isikuandmeid. Isikuandmeid võivad sisaldada isikute või asutuste poolt saadetud kirjad nagu avaldused, teabenõuded, järelepärimised jms.

2.3.2. Dokumendid, mis sisaldavad piiratud juurdepääsuga teavet, tunnistatakse seaduses toodud alustel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.  

2.3.3. Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid sisaldavaid dokumente edastab keskus ainult sellistele kolmandatele isikutele, kellel on nende saamiseks seaduslik alus.

2.3.4. Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb teha järelepärimine kolmandale isikule, avaldatakse isikuandmeid minimaalses mahus. Isiku kirjavahetusega tutvumiseks esitatud teabenõude korral otsustab keskus, arvestades kehtestatud nõudeid, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Välja antavale dokumendile ei jäeta isiku kontaktandmeid. Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. 

2.3.5. Keskusele adresseeritud pöördumised ja kirjad säilitatakse vastavalt keskuse teabehalduse korrale ja kehtivate õigusaktide nõuetele. Säilitustähtaja ületanud dokumendid kustutatakse või hävitatakse.

 

2.4. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed

2.4.1. Tööle kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks kandideerimisavaldus koos lisatud

dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga) sisaldavad isikuandmeid. Keskus töötleb kandidaadi järgmisi isikuandmeid:

2.4.1.1. isiku ees- ja perekonnanimi; isikukood; isikut tõendav dokument, e-posti aadress, telefoninumber ja postiaadress. Nimetatud isikuandmete töötlemise eesmärgiks on isiku tuvastamine ja temaga kontakteerumisvõimaluse loomine;

2.4.1.2. Muud andmed, mis on vajalikud tööle sobivuse ja pädevuse hindamiseks nagu andmed hariduse, töökogemuse ja täiendõppe kohta.

2.4.2. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed on juurdepääsupiiranguga info. Töökohale kandideerimise dokumentidega tutvuvad ainult töölevõtmist korraldavad isikud. Nimetatud dokumentides sisalduvaid isikuandmeid ei avaldata kolmandale isikule, v.a. õigusaktis ettenähtud erijuhtudel.

 

2.5. Keskuse töötaja isikuandmed

2.5.1. Keskus töötleb õigusaktidest tulenevate kohustuste ning töölepingu täitmisel järgmisi keskuse töötaja isikuandmeid:

2.5.1.1. töötaja ees- ja perekonnanimi, isikukood, isikut tõendav dokument, kontaktandmed (nagu postiaadress, e-post, telefoninumber); 

2.5.1.2. töötaja finantsalased andmed (pangakonto töötasu maksmiseks); 

2.5.1.3. töötaja perekondlikud andmed (laste olemasolu); kaitseväekohustuslaste registris olek; 

2.5.1.4. töösuhtega seotud andmed nagu andmed töötaja kvalifikatsiooni ja täiendõppe kohta;

2.5.1.5. töötaja terviseseisundit puudutavad andmed nagu teave töövõimetuse, kutsehaiguste kohta, tervisekontrolli andmed jm.
Nimetatud isikuandmete töötlemine on vajalik töölepingu täitmiseks.

 

2.6. Foto-, audio- ja videomaterjal

2.6.1. Avalikus kohas nõuetekohaselt jäädvustatud heli- või pildimaterjali võib keskus ilma isiku nõusolekut küsimata kasutada infokandjatel avalikustamiseks.

 

3. Andmesubjekti õigused

3.1.Andmesubjektil on õigus:

3.1.1. saada teavet, milliseid tema või esindatava lapse isikuandmeid keskus töötleb ja tutvuda kogutud isikuandmetega. Samuti saada teavet selle kohta, kui kaua keskus andmeid säilitab ning kellele ja mis ulatuses avaldab. Õigust isikuandmetega tutvuda võivad piirata õigusaktid või teiste isikute privaatsuse tagamiseks seatud õigused;

3.1.2. nõuda, et keskus kustutaks isikuandmed, mille töötlemiseks puudub õiguslik alus (sh. nõusoleku tagasivõtmine);

3.1.3. nõuda puudulike või ebaõigete isikuandmete parandamist või täiendamist, arvestades kehtivatest õigusaktidest tulenevaid piiranguid ja andmete töötlemisega seotud õigusi;

3.1.4. võtta igal ajal tagasi isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek. Tagasivõtmine ei mõjuta enne nõusoleku tagasivõtmist toimunud andmetöötluse seaduslikkust. Nõusoleku tagasivõtmisel on õigus taotleda oma isikuandmete kustutamist. See õigus ei kohaldu, kui isikuandmeid, mida palutakse kustutada, töödeldakse lisaks ka muul õiguslikul alusel nagu juriidilise kohustuse või avaliku ülesande täitmiseks. Nõusoleku tagasivõtmiseks esitab andmesubjekt avalduse keskusele. Keskus lõpetab isikuandmete töötlemise viivitamatult pärast andmesubjekti nõusoleku tagasivõtmisest teada saamisest. 

3.1.5. esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele ning nõuda keskuselt isikuandmete töötlemise piiramist seni, kuni kontrollitakse isikuandmete töötlemise kohta esitanud vastuväite põhjendatust, välja arvatud juhul, kui andmeid on vaja töödelda juriidilise kohustuse täitmiseks või avaliku huviga seotud ülesande täitmiseks;

3.1.6. õigus pöörduda oma õiguste kaitsmiseks pädeva asutuse poole. Kui andmesubjekt leiab, et andmete töötlemisel on rikutud tema või lapse õigusi, on tal õigus pöörduda õiguste kaitseks Andmekaitse Inspektsiooni või elu- või töökohajärgse pädeva järelevalveasutuse poole, samuti kohtusse. 

3.1.7. Keskus võib andmesubjekti päringu saamise korral paluda täpsustada isikuandmete töötlemise asjaolusid. Päringule vastab keskus 30 päeva jooksul. Kui selgub, et päringule vastamiseks on vaja lisaaega arvestades päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu, võib keskus pikendada vastamise tähtaega kuni 60 päeva võrra. Keskus teavitab andmesubjekti vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui keskus keeldub päringule vastamisest, siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid. Töödeldavate isikuandmete koopia väljastatakse andmesubjektile tasuta. Lisakoopiate väljastamise eest võib keskus küsida mõistlikku tasu halduskulude katteks.

 

4. Turvameetmed

4.1. Keskus peab isikuandmete kaitsmist väga oluliseks ning tagab kohalduva õiguse raames isikuandmete konfidentsiaalsuse. Keskus kaitseb kogutud isikuandmeid lubamatu ja eesmärgita kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades selleks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid. 

4.2. Keskusel on juurdepääs isikuandmetele isikutel, kes vajavad neid andmeid oma tööülesannete täitmiseks. Andmetele juurdepääsu omavad isikud on kohustatud isikuandmete töötlemisel täitma kõiki õigusaktidest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama turvameetmeid.

 

5. Isikuandmete avalikustamise põhimõtted

5.1. Isikuandmed on mõeldud keskusesiseseks kasutamiseks.

5.2. Keskus ei avalikusta isikuandmeid, kui seda ei kohusta õigusakt.

5.3.Keskuse töökorraldusega rakendatakse meetmeid, et isikuandmete töötlemisel riivataks võimalikult vähe isiku eraelu puutumatust.

5.4.Isikuandmeid sisaldava dokumendi väljastamisel kolmandale isikule muudetakse dokumendis sisalduvad isikuandmed loetamatuks, välja arvatud juhul, kui andmed väljastatakse isikule, kellel on õigusaktist tulenev õigus neid välja nõuda.

 

6. Andmete säilitamine

6.1. Keskus ei kasuta ega säilita isikuandmeid kauem, kui on vajalik õigusaktist tuleneva ülesande täitmiseks või lepingu täitmiseks.

6.2. Keskus säilitab andmeid:

6.2.1. dokumendi seadusest tuleneva säilitustähtaja möödumiseni või 

6.2.2. keskuse dokumentide loetelus sätestatud tähtaja möödumiseni või

6.2.3. seadusest tuleneva ülesande täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või

6.2.4. seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni või

6.2.5. poolte kokkuleppe täitmiseks vajaliku aja möödumiseni.

6.3. Arhiiviväärtust mitteomavaid andmeid töötleb keskus säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed annab keskus üle avalikku arhiivi ning lõpetab ise andmete töötlemise.

 

7. Andmekaitsespetsialist

7.1. Keskuse andmekaitsespetsialisti ülesandeid täidab keskuse koordinaator.